Почему для малого бизнеса безопаснее использовать онлайн-отправку факсов, чем обычную

1. Отсутствие шифрования

Многие факсимильные аппараты по-прежнему отправляют и принимают деловые факсы по аналоговым линиям, которые нельзя зашифровать, что делает их уязвимыми для многих атак. Поскольку технология факсимильной связи быстро развивается и становится жизненно важным компонентом цифрового документооборота, предприятиям следует адаптироваться к другим альтернативным решениям, чтобы предотвратить подобные риски. Например, интернет-отправка факсов, таких как решение для отправки факсов Gmail, обеспечивает малым предприятиям повышенную безопасность, которая помогает свести к минимуму эти риски безопасности.

2. Человеческая ошибка

Согласно eFax, одной из основных проблем, с которыми сталкиваются многие малые предприятия в своей повседневной деятельности, является необходимость защиты своих факсимильных сообщений. При защите конфиденциальных данных вашего бизнеса самый большой риск, с которым вы сталкиваетесь, — это человеческая ошибка. Для учреждений, использующих факсимильные аппараты, достаточно одного неправильного набора номера или любой другой человеческой ошибки, чтобы привести к утечке данных, особенно когда деловые документы попадают не в те руки.

3. Несанкционированный доступ к конфиденциальным документам бизнеса

Другой серьезной проблемой для предприятий, использующих факсимильные аппараты для деловых коммуникаций, является несанкционированный доступ к конфиденциальным документам. Хотя у многих малых предприятий есть некоторые операционные протоколы, которые обычно определяют правила эксплуатации и использования факсимильных аппаратов, а также лиц, имеющих доступ к факсимильным аппаратам, некоторые сотрудники компаний не придерживаются этих правил. Это означает, что люди с несанкционированным доступом могут с комфортом наблюдать, как факсимильные аппараты получают конфиденциальные документы. Люди также могут взять некоторые документы, доступ к которым им не разрешен.

В то время это не было проблемой, если только за такими действиями не стояла несанкционированная цель или злой умысел. Однако сегодня, при строгих правилах, любая форма несанкционированного доступа к бизнес-данным или документам считается нарушением действующих правил. Онлайн-отправка факсов обеспечивает повышенную безопасность при передаче всех ваших факсимильных данных, что позволяет защитить ваших клиентов, клиентов, сотрудников и бизнес от любых рисков, которые могут вызвать проблемы с соблюдением требований безопасности данных.

4. Риски взлома

Большинство людей считают, что факсимильный аппарат нельзя взломать, как электронную почту или компьютеры. На самом деле безопасность факсимильных аппаратов отсутствует, особенно в малых и средних компаниях, которые не вкладывают значительные средства в системы, которые достаточно безопасны. Это связано с тем, что протоколы передачи факсов остаются неизменными, что постоянно делает технологии факсимильных аппаратов уязвимыми для взлома.

Кроме того, многие малые предприятия используют универсальные факсимильные аппараты для подключения к другим ИТ-системам. Например, опция отправки электронной почты по факсу является одним из распространенных способов взлома всей вашей системы. Этот вариант представляет серьезную уязвимость в процедурах передачи данных с помощью устройств «все в одном».

Защита всех ваших деловых факсов, хранящихся и передаваемых вами, от атак является приоритетной задачей. При отправке факсов через Интернет или в режиме онлайн используются самые современные протоколы шифрования и безопасности для защиты наиболее важных документов в ваших бизнес-процессах. Это особенно важно, если ваш бизнес работает в одном из строго регулируемых секторов, где вы должны соблюдать установленные правила и вам требуется повышенная защита.

Переход на интернет-отправку факсов

Поскольку факсимильная связь и сегодня остается важной частью коммуникации во многих компаниях, вы можете повысить ее безопасность, перейдя на новые технологии, а не используя обычные факсимильные аппараты, которые не содержат жизненно важного уровня безопасности, необходимого в современную цифровую эпоху. Вопреки распространенному мнению, владельцам малого бизнеса не обязательно полностью исключать отправку факсов из своих деловых коммуникаций. Вы можете продолжать использовать факсы для отправки и получения деловых документов в цифровом виде с помощью решений для отправки факсов через Интернет.

Поначалу переход на онлайн-отправку факсов может показаться довольно пугающим для малых и средних предприятий, но, как и любое другое цифровое решение, этот процесс довольно прост, и вы можете легко применять текущие меры безопасности, обеспечивающие безопасную отправку факсов. Существует множество интернет-служб отправки факсов, которые предлагают полное подключение и расширенное шифрование, что позволяет получать и отправлять факсы с помощью электронной почты.

Заключение

Технологии быстро развиваются во всех отраслях бизнеса, и малые предприятия должны быстро адаптироваться и переходить на более эффективные и безопасные решения для улучшения своих бизнес-операций и общей производительности. Одной из основных бизнес-операций, в которой многие малые предприятия отстают во внедрении новых технологий, является отправка факсов. Переход с аналоговых факсимильных аппаратов на использование цифровых интернет-факсов — отличный вариант для любого бизнеса в эту цифровую эпоху.

Интернет-отправка факсов позволяет отправлять и получать деловые документы из любого места с помощью планшета, смартфона или компьютера. Вам вообще не нужно использовать факсимильный аппарат. Служба онлайн-факсов предоставляет широкий спектр функций интернет-факсов, таких как электронная подпись, общий доступ к большим файлам, онлайн-хранилище факсов и онлайн-обмен файлами в соответствии с вашими потребностями делового общения. При поиске поставщика услуг онлайн-отправки факсов обязательно выберите правильную интернет-службу отправки факсов, которая наилучшим образом соответствует потребностям вашего малого бизнеса.

Яндекс.Метрика